邮件江湖:你真的会用邮件吗?

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邮件的痛

邮件职场上很重要的工作手段和形式,职场人50%左右的精力都被邮件压力所笼罩着。

每一个人都有被邮件烦到焦头烂额的情况,也有遗忘重要信息、忘记处理重要事项的情况,很多情况下为了处理完邮件加班到十二点,但回头却发现有的已经过了时效。

这种情况普遍存在于普通员工到高管之间。数据上来看,大型企业内,核心主任员工每天要处理400+邮件,组长层级大概有600+,按每封邮件2min的阅读回复时间来看,一小时只能妥善处理30封邮件,8小时的工作时间对于以邮件导向的工作来说,真的远远不够。

邮件或许是我们每个人的痛。


邮件江湖

但是有的人懂得抓大放小,能做好信息的整合分类和处理,在不给自己压力的情况下,还能妥善处理好邮件情况,可以说非常具有工作技巧的同学了。

他们具体是怎么做的呢?其实仔细拆解这个问题来看,无非是一个信息处理的过程。邮件作为一个沟通工具,我们或许不应该被它牵着鼻子走,而是主动取舍。那么取舍的情况下,就需要一个方法论。

我结合了GTD的思想,同时梳理了邮件的使用场景,把邮件分成了如下类别,梳理清楚了目标和做法之后,可以让我们甄别出什么邮件该发,什么不该发,以及该回和可以不回。同时,优先级和重要性也可以梳理的很清楚。在这种情况下,我们的邮件文化也可以影响到周围的同事,也给同事们留下了一个好印象。

为了培养我们的职场形象,提高办公效率,我来分享一下邮件处理方法论。


邮件方法论

经过我的梳理,我发现江湖上的邮件大致分为5种:

1、指示类邮件

2、请示类邮件

3、沟通类邮件

4、同步类邮件

5、行政类邮件

我们以产品经理岗位为例,在一个项目跟进的过程中,大致会发生如下情况:

1、需求规划时,需要各方沟通,主要的邮件集中在需求沟通上。同时需要给数据工程师等写邮件拜托进行数据挖掘清洗等,或请运营人员提供相关内容。

2、需求提交时,需要确认留档,形成需求文档并更新给大家。同时给大家规划好排期情况以及提测时间。

3、需求文档确认后,需要给领导确认进入开发。开发完成测试完毕后需要给出测试情况并请示领导上线情况。

4、项目上线后,需要跟进问题邮件进行处理,并把项目进展情况通知给各关联方。

5、各种人情往来的情况夹杂其中,这里不再赘述了。

于是可以根据邮件和种类,把常用的归类,给出处理原则如下:

1、指示类邮件:派给他人任务,需对方确认并反馈计划

2、请示类邮件:需等待回复,需留档

3、沟通类邮件:异步沟通方式,需存为待办

4、同步类邮件:同步他人信息,需与关键角色确认收到

5、行政类邮件:人情往来,需注意措辞

整理脑图如下:


那么对于这些必发的邮件,我已经整理分类完毕,剩下的就是按部就班依照项目大小来把他们处理好,守住自己的处理原则,就可以做到以不变应万变。

主动求变,做好邮件的日常细节,给工作质的改变。



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