写PPT是一种难得的能力

今日Talker:杜松

来源:产品微言(ID:wuyuweiyan)  

编辑:丸子



凭什么我能用3小时写好一份PPT,而你一个星期也写不出来?


写PPT,实际上一件比“写文章”更有挑战的事情,因为PPT不是一种叙事性的表达方式,而是偏于一种故事的手法,通过巧妙设计的布局、图表、文案来形象的阐述一件事情的方式。


因为PPT页面的特殊性,以及它“演示”的特性所带来的对美观体验的要求,会进一步加剧写PPT的困难度。日常工作中,写PPT对大多数人都是一种挑战,要么空洞无物,要么不堪入目。


一份优秀的PPT,一定是充分考虑到受众体验的“产品”,不管是布局排版,还是字体配色,都充分考虑到不同受众的视觉感受,而在内容上,则紧扣主线,简洁明了,高效的把事情阐述清楚。


坊间不少吐槽“干得累死累活,到头来干不过写PPT”,吐槽归吐槽,会做PPT也确实是一种很难得的能力,这种能力体现在两个方面:


内容的逻辑梳理能力 和 内容的可视化设计能力。


01

内容的梳理能力


究其原因,就是没有逻辑主线,完全写不下去。面对一张白纸,不知道写什么合适,很难快速的勾勒出一个想要表达的逻辑框架,逻辑不清,思路不明,最终变成浮夸虚无的流水账,或者不知所云的糊涂账。


以我复盘的过程来看,就是没有理清楚自己想要表达的核心重点,换句话说,没有列出一个大纲。


提纲,提供的是方向性的写作指引。它并不是一个落实到细节内容上的写作方法。但是有了这份指引,接下来写PPT就会像工厂的生产流水线一样,一切按部就班,有条不紊。


PPT的大纲,可以用思维导图的方式,也可以用word列一个目录,形式不一,关键是先要用某个结构来勾勒出一个轮廓,接下去的工作就是填字游戏一般。


以我的经验来看,先写一份word文档,再写PPT,是蛮不错的一个方式,效率会高很多,最忌讳的就是直接打开一页PPT,直接开始“写文章”。


比如年终总结的PPT,逻辑的顺序就可以这样考虑:


今年做了什么贡献,关键性指标完成度如何

今年有那些进步,部门或者个人在那些方面有提升


这种逻辑的优势在于层次感很强,也照顾到受众所重要关注的内容,也突出自己的成绩。充分的突出了这份PPT想要阐述的核心问题是,也照顾到受众的兴趣点。


关于逻辑的层次性,最好是能够先宏观再微观,先趋势再细节。


先从大处着手,能够让你的内容起点比较高,而细节性的内容即能体现你的思考深度,也能使得这个问题讲起来有理有据。宏观的背景不一定和陈述的主题有直接相关,但却能潜移默化地影响受众对主题的理解,而微观,就是能够直接回应主题的内容答案。


再比如,我在写“产品架构”这个部分的时候,我采用的是“是什么,为什么,怎么做”的逻辑结构,先理清楚“架构”到底是如何定义的,它在产品设计中处于一个什么样的阶段和地位,有什么影响,再来描述具体的设计思路。


同时,在关于具体的设计过程中,也没有把所有笔墨都落笔于如何画图上,而是期待能从更底层的框架上面回答“为什么要这么做”的原因。


通过这种抽丝剥茧的方法,一层层的向纵深展开。


02

内容的设计能力


优秀的PPT,“好看”绝对是一个重大的指标,这种好看不仅是有足够的视觉体验,而且是能够把内容的精髓直接传达给受众。


所以,PPT的页面设计,一定是先有内容,差不多80%的内容都出来后,就可以做内容上提炼处理和页面的美化设计了。


第一步,要把文案精炼,PPT不是要把文案填满每个页面,也是只用最精髓的图标、文案来突出思维的重点,一定要有一个好的判断,这个页面,那些内容用怎样的方式表达,最容易使人正确的去理解和接受,要对自己想要的效果做一个预判。


第二个,则是纯视觉性的工作,考虑的是如何布局,如何用有冲击力的图片,配色等等,这个阶段依赖一些视觉的审美,以及软件本身的操作。


这些能力,可以多在网上找找素材,多看一些优秀的PPT模板等等,都能够快速的提升PPT的设计能力。


优秀的PPT会说话,千万别本末倒置,把精力放在“美观”上,关键还是内容本身。简洁富有逻辑的内容,才是根本。


写好PPT是一项很难得的能力,这种能力就在于如何向受众阐述一个观点,用一个故事的手法让受众接受你的观点,推动一项工作。


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